Afaceri mai sigure prin eProcurement

 
 

În general, comerţul electronic este socotit ca având loc între o companie şi consumatorii finali (comerţ de tip B2C). La fel de important ca acesta însă, este şi comerţul online între companii, aşa-numitul comerţ de tip B2B. Iar în cazul acestui tip de comerţ, o platformă electronică de tranzacţii reprezintă una din cele mai bune modalităţi de securizare şi chiar creştere a afacerii.

Practic, e-Procurement reprezintă procesul de achiziție și vânzare de bunuri și servicii prin intermediul Internetului. Acest proces începe cu vânzarea propriu-zisă, pornind de la furnizor (care poate avea și rol inițial de cumpărător) până la factura și plata clientului final.

Parte integrată în comerțul online B2B, e-Procurement acoperă și zona de “bursă a furnizorilor ”, adică site-uri web care permit utilizatorilor să caute cumpărători sau vânzători de bunuri și/sau servicii. Conform modului de abordare, aceștia pot stabili prețuri sau pot solicita anumite oferte de preț în funcție de nevoile lor. Tranzacțiile pot fi inițiate sau definitivate, iar achizițiile în desfășurare pot avea ca rezultat discount-uri de volum sau oferte speciale.

e-Procurement se desfăşoară cu ajutorul unei aplicații software care include caracteristici pentru gestionarea furnizorilor sau licitațiilor complexe. Această aplicație transmite informații despre operațiunile afacerii legate de nevoia clientului către vânzător. Clientul poate primi produsele în mod automat când stocul lui scade până la un anumit nivel, fără a fi necesar să solicite acest lucru furnizorului.

Venind în întâmpinarea cererii de astfel de soluţii, grupul ASSECO a dezvoltat Procure2Pay, o soluție integrată ce face legătura intre achizițiii și plăţi pentru a maximiza randamentul capitalului investit. Soluţia permite, de asemenea, colaborare între stakeholderi, vizibilitatea și automatizarea tranzacțiilor între partenerii comerciali (cumpărători şi furnizori). Aceasta creşte agilitatea companiilor, reduce costurile și minimizează riscul pentru organizațiile de tip “enterprise”.

Cu ajutorul platformei Procure2Pay, companiile pot reduce costurile pentru a îmbunătăți profitul, a eficientiza procesele de achiziţii şi negociere de contracte, precum si îmbunătățirea capitalului și asigurarea de conformitate pentru a optimiza utilizarea activelor. "ASSECO Procure2Pay a fost conceput pentru a sprijini procesele de achiziţii “end-to-end”, care încep prin iniţierea unei cereri de ofertă și se termină cu emiterea documentelor de plată pentru încărcarea într-un sistem de tip ERP sau Core Banking," spune Andrei Paraschiv- Business Automation Manager in cadrul ASSECO SEE Romania. "Soluţia noastră foloseşte un serviciu de scanare și de captură a documentelor, precum şi un portal pentru furnizori, care permite acestora să-și prezinte facturile pe cale electronică, să facă schimb de documente oficiale cu reprezentanţii departamentului de achiziţii al beneficiarului, să încarce şi să gestioneze listele de preţuri proprii, şi să primească notificari pe e-mail în funcţie de anumite evenimente specifice.

Un studiu recent efectuat de o platformă de comerţ online arată existenţa unor beneficii importante pentru companii din adoptarea unei soluţii moderne de eProcurement. Dintre aceste beneficii, cele mai relevante se leagă de obţinerea unor produse mai bune, creşterea varietăţii produselor, scăderea dependenţei de un număr limitat de furnizori, diversificarea partenerilor, scăderea stocurilor, reducerea timpilor operaţionali şi, nu în ultimul rând, reducerea costurilor cu hârtia.

În plus față de funcționalitatea achizițiilor electronice de bază (generare RFP, fluxul de lucru si aprobare a unei achiziţii, vendor scorecard), platforma Procure2Pay conţine următoarele module distincte: • Modul de gestiune a organigramei, bugetelor şi a centrelor de cost • Generarea de facturi interne pe bază de şabloane predefinite • Aprobarea contractelor cu furnizoriii şi a facturilor aferente • Generarea de rapoarte fiscale conforme cu Declaratia 394 • Aprobarea documentelor interne de achiziţii de tip “Memo” • Gestiunea şi evaluarea facilă a furnizorilor prin mecanisme de tip Scorecard • Generarea de note contabile şi exportul acestora în sistemele de tip ERP

Platforma Procure2Pay ajută procesul decizional prin utilizarea unui modul specializat de tip BPM (Business Process Management), in acelasi timp păstrând informaţiile relevante bine organizate şi datate (informaţii şi documente asociate) securizate într-un depozit de documente centralizat de tip DMS (Document Management System). Având un istoric al ofertelor anterioare, listele de preţuri pot fi negociate mult mai uşor într-un mediu “online”, iar toate informaţiile referitoare la contracte, facturi şi documente asociate sunt stocate într-un singur dosar de tip “360 degree-case”, cu ajutorul căruia companiile pot pune accent pe colaborările cele mai profitabile şi contractele cele mai avantajoase.

Pentru companiile medii si mari, Procure2Pay ţine evidenţa tuturor achiziţiilor efectuate de către toate departamentele şi asigură respectarea standardelor, prin aplicarea unor politici de retenţie şi arhivare conforme cu legislaţia în vigoare şi cu legea arhivării electronice. Procure2Pay permite niveluri multiple de acces şi ajută managerii să organizeze utilizatorii în funcţie de roluri, grupuri ori sarcini de lucru. De asemenea, managerii au la dispoziţie un modul specializat de generare de rapoarte de tip “dashboards” prin care sunt urmăriţi toţi indicatorii de performanţă, începând de la nivel de utilizator şi până la nivel de proces (durata proces, activităţi performante, top performeri).

Pentru a uşura munca utilizatorilor, aplicaţia conţine un conector nativ pentru suita Microsoft şi permite crearea, modificarea şi adăugarea de documente şi mesaje electronice la dosarele de achiziţii sau la contractele de vânzare / cumpărare.

"Aplicaţia Procure2Pay aduce beneficii clare utilizatorilor," adaugă Andrei Paraschiv. "Printre acestea se pot enumera cele legate de scăderea dependenţei faţă de un anumit furnizor, eliminarea hârtiei şi reducerea costurilor cu materialele consumabile, reducerea timpului operaţional, diversificarea partenerilor, administrarea centralizată a contractelor şi facturilor, şi, nu în ultimul rând, asigurarea conformitătii şi respectarea prevederilor legale."